江南官方网站(中国)合同管理办法
第一章 总则
第一条为规范江南官方网站(中国)（以下简称学院）各类合同行为，防范合同风险，维护学院合法权益，促进学院改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》以及相关法律法规的规定，结合学院实际，特制定本管理办法。
第二条本办法所称合同是指学院法定代表人或者学院法定代表人授权委托的代理人代表学院与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止的书面协议。
第三条学院合同实行统一管理，分类履行，责任到人，全面监督的制度。合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。
第四条本办法根据合同性质、标的大小及法律风险分为一般合同、重要合同、重大合同三类，按照学院统一管理、分类履行的合同管理体制，分别适用相应的合同管理程序。
第五条经过招投标程序签订的合同依照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规、政策规定要求执行。
第二章 合同管理部门及职责
第六条院长全面领导合同管理工作，分管院领导、各职能部门及二级学院依照本办法履行相应的合同管理职责。
第七条党政办公室是学院合同事务的管理机构，牵头制定学院合同管理基本制度；负责统筹协调、综合管理学院合同事务；发布常用合同示范文本；负责学院合同专用章的刻制、管理及使用；对各类合同建立台账、分类统计，并予督察督办。
学院聘请常年法律顾问，主要负责审查常用合同示范文本；负责对未采用示范文本拟定的重要合同、重大合同进行合法性审查；参与重大合同的谈判；对合同管理事务提供法律咨询服务。
第八条合同归口管理单位是指对本单位职责及业务范围内的合同事务进行管理及业务审核的职能部门及直属业务单位，主要负责对合同事项的必要性、可行性、真实性、合理性、合法性进行业务审核；组织或者参与、指导、监督重要、重大合同谈判、起草；制定常用合同示范文本；统计归口管理的合同年度数据；负责政府采购合同的信息公开；协调解决合同纠纷。合同归口管理单位的具体职权代理范围一般应以其管理职能为准。合同内容涉及多个部门职责的，根据合同性质或者合同主要权利义务确定合同归口管理部门，其他相关单位为会签单位。
（一）基建后勤处：负责基本建设工程设计、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购、房屋修缮、楼宇设施设备维修、基本建设和维护等合同的管理；负责货物、服务及低值易耗品的采购、使用与处置、对外出租出借、重大设备维修；食堂原材料及后勤服务的采购，土地房屋出租（借）类、绿化等合同的管理。
（二）人事处：负责学院涉及人力资源、人事管理、劳务等合同的管理；
（三）对外交流合作处：负责对涉及行企合作、国（境）内外合作办学合同进行管理。
（四）教务处：负责人才培养、实习实训等与教育教学活动相关的合同管理。
（五）继续教育学院：负责涉及非学历继续教育、成人助学、培训工作等合同的管理。
（六）科研处：负责学院承担的科研合作、科研项目相关的技术开发、转让、咨询、服务等技术合同及其相关的保密、廉洁、安全、外协等关联合同，科研成果转让、转化合同管理。
（七）计划财务处：负责学院金融服务类合同和捐赠类合同管理,包括投资融资、储蓄、信贷、结算、商业保险等合同。
（八）信息化建设办公室：负责学院信息化建设及服务、软件开发、运维合同等。
（九）合同内容涉及多个部门职责的，根据合同性质或者合同主要权利义务确定归口管理部门；不能确定的，由涉及的相关职能部门协商确定；经协商仍不能确定的，由党政办协调确定。
第九条合同承办单位是指具体承办合同启动、调查、谈判、订立、登记、备案、履行、总结，包括合同变更、终止或纠纷处理全过程的学院内设机构，主要负责调研合同项目并提出初步意见，评估本方及对方当事人的履约能力，起草和修改合同文本，履行合同，处理合同纠纷，完成合同备案、归档工作。
第十条合同归口管理单位、合同具体承办单位应结合工作实际，建立完备的内部审核流程，完善内控机制，坚持“集体讨论决策”与“行政领导负责”的原则，强化合同风险管理。学院各二级单位行政主要负责人为合同管理责任人，同时应明确指定本单位专人负责合同事务。
第十一条学院计划财务处（审计）为合同履行的监督部门，主要职责包括：
（一）建立健全单位合同管理内部监督;
（二）监督合同管理制度的制定和落实情况;
（三）监督合同资料保管和合同管理台账建立情况;
（四）监督合同形式、内容的合法性与适宜性;
（五）监督合同的签订和履行情况;
（六）监督合同纠纷的处理情况;
（七）监督在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。
第十二条计划财务处是合同管理财务审查部门。主要审查审批经济类合同条款是否符合相关财税法律法规以及学院有关财经政策和财务管理规定；合同款项支付是否有经费来源保障；资金结算及付款方式是否合理、合法等内容。计划财务处同时负责审查学院合同履行是否符合预算计划，经济效益是否达到预期目标。
第十三条学院可根据合同管理工作需要成立法务工作小组，负责审议、论证合同的可行性、合法合规性；协助合同的起草、签订、履行等工作。法务工作小组原则上由校领导、党政办、纪检监察室、计划财务（审计）处、法律顾问和相关工作部门人员组成。
第三章 合同的起草和审查审批
第十四条合同具体承办部门根据学院或归口管理部门制定的标准合同文本和学院相关制度要求起草合同。起草合同前需要进行谈判的，应及时向相关合同管理部门报告；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，应联系学院党政办协调法律专家参加。
第十五条合同在审查、审批之前，合同具体承办部门应从维护学院利益的目的出发，对合同当事人的资质和履约能力进行调查，在对合作事项的可行性、合法性进行充分必要论证之后，再开展合同文本起草工作。
第十六条合同文本经审查需要修改的，合同具体承办部门应根据有关审查部门的修改建议，及时对合同进行修改，并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有实质性权利义务变动的，应重新审查审批。
第十七条合同承办具体部门必须填写《江南官方网站(中国)合同审批表》，并与合同审查的原始材料一同按照审批表程序提交审查审批。合同申报审查审批时，应做到合同主要条款明确，内容充实，材料齐全，手续完备。所有合同签订原则上应提前提交相关职能部门审查和审批，以保证审查充分，审批严格。
第十八条合同归口管理部门主要负责人对审查后的合同文本签署意见。合同内容涉及到多个职能部门的，须由相关职能部门会签。相关部门对合同中与其相关的内容进行审查。
第十九条合同根据分类适用不同审查审批程序：
（一）一般合同是指合同具体承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小，金额在5万以下。一般合同需经必要的常规审查审批程序后，原则上由法定代表人签订，也可通过授权委托学院资金来源分管领导签订合同。
（二）重要合同是指标的额较大，金额在5万元及以上，10万元以下，或对学院发展可能产生较大影响的合同。重要合同需经过有关合同管理职能部门或学院法务工作小组对合同进行调查论证并提出意见之后，再经常规审查审批程序后，原则上由法定代表人签订合同。
（三）重大合同是指标的额大，金额在10万元及以上，或对学院发展可能产生重大影响的合同。包括以学院名义同外单位合作、共建或办学等合同；承包经营合同；对外投资、融资借款合同；房屋场地和重大设备租赁合同；无形资产转让合同等。重大合同的事项必须经过院长办公会或党委会集体研究审议，原则上30万元以下合同事项经院长办公会研究决定，30万元及以上合同事项经过党委会集体审议决定；有关合同管理职能部门或学院法务工作小组对重大合同进行调查论证并提供论证报告，再经常规审查审批程序后，由学院法定代表人签订合同。
（四）具体承办部门代表学院签订的纸质合同应与OA系统审批件内容一致。否则学院将追究具体承办部门及经办人员责任。
第四章 合同的签订、履行与变更
第二十条凡学院签订合同应一律采用书面形式。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等就合同主要条款达成协议的，应当签订确认书，签订确认书时合同成立。
第二十一条凡学院订立的合同不得在空白文本上盖章；原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同；禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章；如有特殊情况，须经院长批准。
签订合同，一般应选择我方住所地的人民法院管辖。
第二十二条合同签订后，学院合同具体承办部门应当建立合同档案，根据党政办合同文本归类编号，记录合同签订时间、合同名称、合同类别、合同金额、合同履行期限、对方单位、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息，并报学院党政办登记备案。
第二十三条依法签订的合同，学院及合同具体承办部门应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。合同具体承办部门应及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况，对合同执行情况进行动态监督，督促合同当事人依法履行合同。
第二十四条因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的，学院合同具体承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商，达成一致书面意见。合同的变更或解除，一律采用书面形式。
变更或解除合同的程序依照签订合同的审查审批要求一致。变更合同提交审查、审批时，必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。
第二十五条学院合同具体承办部门应当妥善处理合同履行过程中出现的问题，遇履约困难或违约等情况应立即向学院汇报，汇报后及时以书面函件形式通知对方，并积极采取措施防止损失扩大；对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管，并纳入本部门合同归档资料管理。
合同具体履行人员应保存合同履行过程中所产生的相关材料。因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，学院依据有关规定追究其责任。
第二十六条学院计财处负责合同履行的收付款工作，根据合同正本、合同承办部门负责人签章、验收意见方和学院领导的审核意见可办理财务结算。对具有以下情形的业务，计财处应拒绝付款并及时向院长报告有关情况：
（一）发票或合同审批手续不完备的；
（二）收付款单位与合同对方当事人名称不一致的；
（三）收付款方式或金额与合同内容不相符的。
第五章 合同纠纷的处理
第二十七条合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后，合同承办部门应及时将有关情况报学院，并立即组织专门工作小组或指派专人认真应对、妥善处理。
重大合同应及时委托学院法律顾问参与纠纷处理；经协商仍无法解决的，报学院院长同意后，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第二十八条处理合同纠纷的原则是以协商为主，有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合同约定为依据，保障学院合法权益。
第二十九条合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料汇总、归档，以备查考，同时将处理情况书面报学院合同管理部门备查。
第六章 罚则
第三十条学院合同管理办法与二级机构年度考核挂钩。有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学院造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚：
（一）学院合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的；
（二）委托代理人超越学院法人授权委托权限签订合同的；
（三）合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格，给学院造成损失的；
（四）应签订书面合同而未签订，给学院造成损失的；
（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。
第三十一条未经学院批准或者授权，擅自以学院名义签订合同的单位或个人，应对该合同承担全部责任。给学院造成损失的，学院视情况追究单位负责人或有关责任人行政、经济、法律责任。
第三十二条在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学院利益的，依据有关法律、法规和学院规章制度规定追究当事人责任。
第三十三条学院内任何单位或个人不得擅自以学院名义对外提供担保，擅自为他人提供担保给学院造成损失的，由担保人承担经济责任，并给予以纪律处分。
第七章 附则
第三十四条学院所有合同实行严格的档案制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。
签订的合同在学院留存一式四份，供合同具体承办部门、学院党政办、计财处（审计）、纪检监察室存档使用。
第三十五条学院党政办负责合同审批表的保管和归档，并将合同正本交档案室由其汇总整理和归档。
具体承办部门应及时将履行、终止、变更、解除的合同及有关资料进行梳理汇总。具体承办部门合同管理负责人将属于归档范围的合同文件材料（合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等）收集齐全，系统整理，经部门负责人审查后，于第二年上半年移交学院档案室集中保管。
第三十六条合同存档管理参照《江南官方网站(中国)档案管理办法》。
第三十七条学院举办或设立的二级事业单位法人可参照本办法管理合同事务。
第三十八条本办法由学院党政办负责解释。
第三十九条本办法自公布之日起实施，原《江南官方网站(中国)合同管理办法》自行废止
