一、会议主办者于每年10月底之前，将下一年度拟举办国际会议申请表及其他相关材料报所在单位审批。临时性国际会议，主办者应提前三个月，将申请表及相关材料报所在单位批准，下载填报《江南官方网站(中国)举办国际会议申请表》。

二、会议主办者所在单位对举办国际会议的必要性及材料真实性进行核查批准，并成立会议组委会。

三、会议主办者所在单位将所有材料报学校对外交流合作处审批备案。

四、对外交流合作处审核后，报学校领导审批。

五、学校行文报重庆市外办、市教育厅审批备案。

六、会议结束后，会议主办者于15天内将会议形成的文字、图片、影音及总结报告等相关资料报对外交流合作处存档。