公文处理规定
一、职责
1．学院党委办公室和行政办公室负责院级公文处理的归口管理。
2．各部门负责本部门公文处理的管理。
二、规定和要求
1．党政部门的公文处理是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导工作，交流经验，沟通情况，处理问题的重要工具，是机关工作的重要组成部分，必须认真做好公文处理工作，为学院的建设和发展服务。
2．公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
3．公文处理工作由学院办公室归口指导，院属各处级单位指定兼职人员办理公文处理工作。
三、发文
1．以院党委和学院行政名义发出的正式红头文件，由工作主管拟稿，经处级单位负责同志核签（有会办单位者，须会签）后，交学院党政办编号处理，主任审阅并经书记或院长签批后方可打印下发。其它文件视其实际情况，可由副书记或分管该项工作的副院长签发。
2．学院党办和院办对以党委和学院名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送院主要领导签发。拟稿、核签人须对文稿的内容和文字负责。
3．文稿签发后，文书工作人员要做好文件的编号、打印、盖印和分发等工作，如果有疑问或发现错、漏时，应向拟、核稿人查明修正。缮印文件一律由拟稿单位负责校对，力求做到缮印清晰、整洁，不出差错。公文除会议纪要外，需要加盖印章的还应当加盖印章。文件的落款时间，以院领导签发时间为准。文件用纸一般采用A4型（297L×210L）。
4．以院党委和院行政名义发出的文件底稿，分别应留存学院党办和行政办公室。
5．草拟公文应注意：
a)符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。
b)情况要属实，表达要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。
c)人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。用字用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范字。
d)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词，除具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
e)引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号。
f)正式文件，均应使用发文稿纸拟稿，并准确确定文件的体式，应写明文件的标题、主送或抄送机关、印发份数。拟稿或部门负责人均应签字。文件应当标注主题词，上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
g)起草、修改或签批公文应使用规定的书写工具。
h)党委或行政转发的文件，分别由学院党办和行政办公室起草批语。
四、收文
1．院内外专送给学院、院党委及院领导的公文，均由党办和行政办办理登记、编号、送批、专办等手续。
2．院领导、业务部门参加上级召开的会议带回的文件及声像资料，应根据文件内容和机密程度，交学院党办或行办登记保管，需要和可以复印的，由学院办公室复印给有关院领导和业务部门备用。
3．院属各单位接到院内来文，也应由内勤干事办理登记手续，及时送系处负责同志批阅处理。接到上级对口部门来文，涉及跨部门工作的，交学院办公室登记送阅。
4．处理来文，应附上处理单，经学院党办或行办负责人提出处理意见，分送给院领导及主办单位进行处理。
5．凡属几个单位会办的文件，由批办人指定主办单位，由主办单位会同有关单位研究处理。
6．公文办理应按轻、重、缓、急处理，急件应随来随办，重要文件应请示领导或领导亲自办理。办理公文应规定期限，一般不超过七至十天。
7．文书处理人员应定期检查、催办文件处理情况，了解处理结果，做到事事有交待，件件有着落，对于拖延积压、屡催不办的单位或个人应给予批评直至处分。
