江南官方网站(中国)党政公文处理办法(修订)
第一章 总则
第一条依据中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》,结合学校实际,为进一步提高公文处理质量和水平,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,特对学校党政公文处理办法进行修订,形成本办法。
第二条 学校公文是学校党委和行政对外公务活动和对内行使职权、实施管理而形成的具有法定约束力和规范体式的文件。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条学校党政办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校党政公文处理工作并指导学校各二级机构的公文处理工作。
第六条 学校党政办公室配备专职人员负责公文处理工作。
第七条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关保密规定,确保国家秘密安全。
第八条 各二级机构应当高度重视公文处理工作,加强对公文处理工作的领导和督查,同时应配备思想端正、作风严谨、责任心强的专(兼)职人员负责本机构公文处理工作。
第二章 常用公文种类
第九条 学校通常使用的公文种类主要包括:
(一)决议
适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排;奖惩有关单位及人员;设置或撤销校内机构。
(三)通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规范性文件,传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,干部任免事宜。
(四)通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(五)通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(六)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复
适用于答复下级部门的请示事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(九)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十一)纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文的格式
第十条 学校党政公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
(一)涉密公文应当标注份号,应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。按照公文送达和办理的时限要求,紧急公文应分别标注“特急”“加急”。
(二)发文机关标志应当使用全称或者规范化简称;联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称。
(三)发文字号包括发文机关代字、年份、发文顺序号。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(四)上行文在江南官方网站(中国)注明签发人姓名。
(五)标题由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用加标点符号。发布决定、规范性文件(如规定、办法、实施细则等)应冠以发文机关的名称;在有红色文头(即发文机关标志)的情况下,其发文可省略发文机关名称。转发文件的标题不能省去文件内容,只援引发文字号。标题转行时不要把词、词组和专用术语分开。
转发文件,如被转发文件标题文字过长,可以适当地压缩文字、概括内容,但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。
(六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。正式公文一般不得主送领导者个人。
(七)附件说明是公文附件的顺序号和名称。应在正文之下、成文时间之上抬头排印;正文后的附件标识应与附件的标识一致,附件序号用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。
(八)发文机关署名,应署发文机关全称或者规范化简称。
(九)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得出现“此页无正文”情况。
(十一)公文如有附注,应列印章、时间之下,用圆括号括起。
(十二)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十三)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(十四)页码。公文页数顺序号。
(十五)公文用纸采用国际标准A4型,文字从左至右横写、横排,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 学校公文版头的主要形式及适用范围。
(一)《中共江南官方网站(中国)委员会文件》主要用于党委综合工作、组织工作、宣传工作、统战工作,包括向上级党委请示报告等重要工作,向平行机关商洽、询问等重要事项;在校内部署党委全局性工作,公布重要决定、规章制度等。
(二)《江南官方网站(中国)文件》主要用于行政综合工作,包括向上级请示报告等重要工作,向平行机关商洽、询问、请求批准或答复等重要事项;在校内部署全局性工作,处理关系比较重大的问题,公布重要决定、行政法规规章等。
第四章 行文规则
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
第十四条 涉及全校党委、行政工作,需要向上级请示、报告,或者需要向全校各二级机构发布指示性、周知性等公文,由学校行文。
第十五条 凡行文的内容涉及其他部门职权范围时,承办部门在行文前必须与相关部门就有关问题协商一致;若有关问题未经协商一致,不得各自行文。
第十六条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其同级或下级机关。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十七条 除上级机关直接交办的事项外,不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”和“报告”。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 凡以学校名义行文的文稿,要经起草人签字,本部门负责人审阅,报学校党政办公室审核签字。
第二十条 公文起草应当做到:
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等,要符合学校改革和发展的实际需要,切实可行,并同现行有关文件相衔接。
(二)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(五)必须使用国家法定计量单位。
(六)用词、用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(七)公文中数字,除了部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具体修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十一条 学校各部门起草的文稿,内容涉及其他有关部门的,应由承办部门事先与有关部门会签,达成一致后方可送学校党政办公室审核。
第二十二条 为杜绝文牍主义,提高文件质量,凡能通过口头、电话、文字等手段解决或处理的就不发文件;凡是已发过文件的不再重复发文;对可发可不发的文件,坚决不发。转发上级文件,要提出切实可行的贯彻意见和具体要求。
第二十三条 按规定和需要,须提请学校党委会或校长办公会讨论的文稿,由学校党政办公室或有关校领导提请列入会议讨论。
第二十四条 以学校名义制发的公文,由承办部门草拟文稿,提交网上办公平台公文处理流程,逐级审核、校对,经校领导签发;或送交学校办公室核稿并填写发文稿纸,由学校分管领导会签,报送校领导签发。
文稿审核重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,文种是否正确,格式是否规范等。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步修改的,由起草部门修改后重新报送。
第二十五条 以学校名义制发的上行文,须由学校主要领导签发;以学校名义制发的下行文或平行文,由学校主要领导或者由主要领导授权的其他校领导签发。
第六章 公文办理
第二十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十七条 除函件标明领导“亲启”、“亲收”的以外,公文均由机要秘书拆封。领导亲收的公文以及学校各二级机构直接收到的上级主管部门的公文,应及时送交学校党政办公室进行流转。
第二十八条 收文办理主要程序是:
(一)签收、登记。收到的公文应逐一登记,然后提交网上办公平台收文处理流程,按程序审批流转;或填写“收文处理单”,供分办、批办、承办和传阅之用,送交学校党政办公室主任签批后按程序流转。
(二)审核,提出拟办意见。公文一般由学校党政办公室主任分办,及时提出拟办意见,送校领导指示,或者交有关部门办理。领导批阅公文时,对重要的公文应明示具体意见、承办部门或负责人姓名。需要两个及以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
(三)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
(四)承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回学校办公室并说明理由,不得自行转送其它部门。
(五)送学校领导批示或者交有关部门办理的公文,学校办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,督促承办部门按期办结。
(六)公文的承办人、传阅人在传阅或承办完毕后,应签署姓名网上流转或及时送回学校办公室,不得横向传递。
(七)公文的办理结果及时报告校领导或答复来文单位。
(八)公文办理完毕后应通过网上流程,及时归档;或送回学校党政办公室,按照学校档案管理有关规定归档保存。
第二十九条 发文办理主要程序是:
学校发文,优先使用网上办公平台公文处理流程,涉密或重大紧急事项,可填写发文稿纸,由学校领导线下签发。
(一)复核。公文正式印制前,承办部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(二)登记、编号。签发后的公文交由学校党政办公室办理发文登记,拟定发文编号。原则上各部门不能印发处室文件,若确需发文,需经分管领导审批后,仅用于本部门内部管理和处理公务,不具有与学校公文相等的法律效力,不得横向发送、对外和对上呈报,不得冠以“三峡职院XX字”,均以“三峡职院XX函”(XX代表部门全称或规范化简称)进行部门内部编号。
(三)印制、装订。文稿印件要按页码顺序分理,一般左侧装订。分理时要防止多页、漏页或错页。装订要牢固、美观,用印要端正。
(四)核发。以学校党委、行政名义下发的公文,一般只发到各党总支或各部门。
第三十条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者机要收发人员进行传递。
第三十一条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理办法,及时收集齐全、整理归档。两个及以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,协办机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。
第七章 公文管理
第三十二条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十三条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。
第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
公文复制件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章,视同正式文件妥善保管。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十五条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十六条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十七条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十八条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由2人及以上监销,保证不丢失、不漏销。
第八章 附则
第三十九条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第四十条 本办法自印发之日起实施,此前执行的《江南官方网站(中国)党政公文处理办法》同时废止。